個人情報保護方針

 

都城自動車学校個人情報保護規程

第1章　総則

(目的)
第1条 この規程は、「指定自動車教習所の事業を行うべき者が講ずべき個人情報保護のための措置に関する指針」(平成17年2月1日)社団法人全日本指定自動車教習所協会連合会通知に準拠し、個人情報を取り扱う当校の職員が遵守すべき義務等、必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)
第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 個人情報
職員が知り得る生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
(2) 個人情報データベース等
当校が保有する特定の個人情報を含む情報の集合物であって、電子計算機を用い又
は索引を設ける等の方法により容易に検索することができるように体系的に構成したものをいう。
(3) 個人データ
個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(4) 保有個人データ
当校が、本人又はその代理人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止のすべてに応じることができる権限を有する「個人データ」をいう。
(5) 本人
個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(6) 個人情報保護管理者
個人情報保護計画の策定、実施、評価、改善等の個人情報保護のための業務について、統括的責任と権限を有する者をいう。
(7) 個人情報取扱管理者
個人データのコンピュータへの入力・出力及び個人情報データベース等を保管・管理する担当者をいう。
(8) 個人情報取扱担当者
個人情報保護管理者が指定した、日常業務上、個人データを取り扱う担当者をいう。
(9) 職員
当校で勤務する取締役、正社員、契約社員、嘱託社員、パート社員、アルバイト社員及び当校へ派遣された派遣労働者をいう。
(10) 預託
データ処理等の委託のために当校が保有する個人データを第三者に預けることをいう。

(責任体制)
第3条 本規程を適正に運用するための当校の責任体制等は、次のとおりとする。
区　分 担　当　者
個人情報保護管理者 管　理　者
個人情報取扱管理者 副　管　理　者
個人情報取扱担当者 前条(8)で定める者


第2章　個人情報の利用

(目的)
第4条 個人情報保護管理者は、個人情報を取り扱うに当たっては本人に対して利用目的をできる限り具体的かつ明確に明示しなければならない。
2.   個人情報保護管理者及び職員は、個人情報を利用するに当たっては、利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて利用してはならない。
3.   職員が個人情報を利用する場合は、次の利用目的の範囲内で、具体的な業務に応じて権限を与えられた者のみが、業務の遂行上必要な限りにおいて行うものとする。
(1) 運転免許取得のための教習を実施するため
(2) 当校で実施する講習、認定教育を実施するため
(3) 前(1)、(2)の業務に関連したアフターサービスを実施するため
(4) 交通安全のために行う各種イベント及び各種講習会等の開催に関する情報を伝達するため
4.   個人情報保護管理者及び職員は、本人の同意を得ないで個人情報の利用目的を超えた利用をしてはならない。

(利用目的の変更)
第5条 個人情報保護管理者及び職員は、個人情報の利用目的を変更する場合においては、あらかじめ本人の同意を得なければならない。
2.   個人情報保護管理者は、個人情報の利用目的を変更する場合においては、その旨を本人に通知し、又は事前に当校インターネットホームページに掲示しなければならない。
3.   職員は、利用目的を変更する場合は、あらかじめ個人情報保護管理者に届け出て承諾を得、個人情報保護管理者が前項に定める必要な措置を講じた後でなければ変更してはならない。
4.   個人情報保護管理者は、利用目的を変更したときは、その年月日及び変更理由、利用目的を変更した個人情報の範囲、その他の利用目的の変更に係る事項を記録し、保存しておかなければならない。

(個人情報の取得方法)
第6条 職員が個人情報を取得するときは、適法、かつ公正な手段によってこれを行わなければならない。
2.   職員は、新しい目的、又は新しい方法で個人情報を収集しようとするときは、あらかじめ個人情報保護管理者に届け出て承諾を得、個人情報保護管理者が必要な措置を講じた後でなければ収集してはならない。

(特定の個人情報の取得の禁止)
第7条 職員は、次に示す内容を含む個人情報の収集、利用又は提供を行ってはならない。
(1) 思想、信条及び宗教に関する事項
(2) 人種、民族、門地、犯罪歴、その他社会的差別の原因となる事項

(本人から書面で当該本人の個人情報を取得する場合の通知)
第8条 当校が本人との間で契約を締結することに伴って、契約書その他の書面(電子的方式、磁的方式等で作られる記録を含む。以下同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合、その他本人から直接書面に記載された情報を取得する場合は、職員は、あらかじめ、本人に対して、次に示す事項を書面(様式1)に明記し、通知しなければならない。
(1) 取得した個人情報の利用目的
(2) 個人データの開示を求める権利及び開示の結果、当該データが誤っている場合に訂正、追加、削除を要求する権利の存在並びに本人が当該権利を行使するための具体的な方法
(3) 個人情報に関する問合せ、苦情の受付等の窓口(部署名及び電話番号等)

(本人から書面以外の方法で当該本人の個人情報を取得する場合の通知等)
第9条 職員が、本人から電話等の書面以外の方法により、個人情報を取得する場合は、あらかじめ利用目的を公表している場合を除き、前条各号に掲げる事項を、(様式1)により本人に対して通知し、又は(様式2)により当校インターネットホームページ又は校内掲示板等に掲示しなければならない。

(第三者から本人の個人情報を取得する場合の措置及び本人への通知等)
第10条 職員が第三者から本人の個人情報を取得する場合は、次の措置を講じるとともに本人への通知をしなければならない。
(1) 個人情報の提供者が適法かつ公正な手段によって当該個人情報を収集し、第三者へ提供するために必要な本人の同意若しくは必要な措置を講じていることを確認すること。
(2) 個人情報の提供者から、当該個人情報が適法かつ公正な手段により収集されたことを記した書面の交付を受けること。
(3) あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、第8条各号に掲げる事項を、(様式1)により本人に対して通知し、又は(様式2)により当校インターネットホームページ又は校内掲示板等に掲示すること。

(目的外利用の特例)
第11条 個人情報保護管理者は、次に掲げる場合のいずれかに該当すると判断したときは、あらかじめ本人の同意を得ないで、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用することができる。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難なとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難なとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合で、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
2.   個人情報保護管理者は、前項各号のいずれかに該当すると判断し、あらかじめ本人の同意を得ないで利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ったときは、その経緯を記録し、保存しておかなければならない。

(個人データの第三者への提供の制限)
第12条 個人情報保護管理者及び職員は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難なとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難なとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合で、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
2.   職員は、個人データの第三者への提供の必要性を認めた場合は、個人情報保護管理者に届け出て承諾を得た後、個人情報保護管理者が必要な措置を講じた後でなければ第三者に提供してはならない。
3.   次に掲げる場合のいずれかに該当するときは、当該個人データの提供を受ける者は、第三者に該当しない。
(1) 個人情報保護管理者が利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データの取り扱いの全部又は一部を委託する場合
(2) 合併その他の理由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
(3)

個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、様式1により本人に対して通知し、又は様式2により当校インターネットホームページ又は校内掲示板等に掲示している場合


第3章　個人データの適正管理

(個人データの無断持ち出し)
第13条 職員は、個人情報保護管理者の承諾を得ないで、個人データの預託、通常の利用場所からの持ち出し、外部への送信等を行ってはならない。

(個人データの正確性の確保)
第14条 個人情報保護管理者は、個人データを利用目的に応じて必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理しなければならない。
2.   職員は、データ入力時の照合・確認作業、及び自己の担当する業務に関する記録事項の更新措置を定期的に行うなど個人データの正確性の確保に努めなければならない。

(個人データの安全性の確保)
第15条 個人情報保護管理者は、個人データへの不当なアクセス又は個人データの紛失、破壊、改ざん、漏えい等の危険に対して、様式3により管理要領を策定し、実施、普及、評価、改善をしなければならない。

(個人データの保管等)
第16条 個人情報取扱管理者は、担当業務に関する個人データを記載した文書の保管・管理等について、自ら責任をもって行わなければならない。
2.   職員は、業務上知り得た個人データの内容をみだりに第三者に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その業務に係る職を退いた後も同様とする。この場合、様式4-1又は様式4-2の誓約書を徴するものとする。

(個人データの委託処理等に関する措置)
第17条 個人情報取扱担当者は、データ処理や作業を第三者に委託するために、個人データを第三者に預託する場合においては、事前に個人情報保護管理者に届け出なければならない。
2.   個人情報保護管理者は、次の各号の措置を講じてから委託契約を締結しなければならない。
(1) 委託先責任者との面接、委託先のデータ処理施設の現場視察を実施し、個人情報保護及びセキュリティ管理の水準が当校と同等以上であることを確認すること。
(2) 次の事項を含む契約書を作成すること。
ア. 守秘義務の存在、取り扱うことのできる者の範囲に関する事項
イ. 委託先における個人データの秘密保持方法、管理方法についての事項
ウ. 委託先の個人データの取扱担当者に対する個人情報保護のための教育・訓練に関する事項
エ. 契約終了時の個人データの返却及び消去に関する事項
オ. 個人データが漏えい、その他事故の場合の措置、責任分担についての事項
カ. 再委託に関する事項
キ. 損害賠償に関する事項
3.   契約に基づき個人データを委託先に提供するときは、個人情報保護管理者は前項2号の事項を記した書面(様式5)を委託先に交付して、注意を促さなければならない。
4.   個人情報取扱管理者は、委託中、委託先が当校との契約を遵守しているかどうかを確認し、万一、契約に抵触する事項を発見したときは、その旨を個人情報保護管理者に報告しなければならない。
5.   前項の報告を受けた個人情報保護管理者は、直ちに委託先に対して必要な措置を講じなければならない。


第4章　個人データに関する本人からの諸請求に対する対応

(保有する個人データに関する事項の公表)
第18条

個人情報保護管理者は、当校の保有個人データに関し、第8条各号に定める事項及び保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用の停止、又は消去に応じる手続き(以下「開示等の求めに応じる手続」という。)を(様式2)により当校インターネットホームページ又は校内掲示板等に掲示しなければならない。
2.   開示等の求めに応じる手続として、次の事項を定めなければならない。
(1) 開示等の求めの申出先
(2) 開示等の求めに際して提出すべき書面(電子的方式、磁気的方式その他の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。)の様式その他の開示等の求めの方式
(3) 開示等の求めをする者が本人又は開示等の求めをすることができる代理人であることの確認の方法
3.   個人情報保護管理者は、開示等の求めに応じる手続きを定めるに当たっては、必要以上に煩雑な書類を求めることや、求めを受け付ける窓口を他の業務を行う拠点とは別にいたずらに不便な場所に限定する等して、本人に過重な負担を課すこのないよう配意しなければならない。

(保有個人データ開示等の求めに応じる手続)
第19条

個人情報保護管理者は、当校の保有個人データについて、本人から様式6により開示を求められた場合は、遅滞なく本人に対して当校が保有している当該本人の個人データ(当該保有個人データが存在しない場合はその旨)を、本人の希望する方法又は様式7により、本人に開示しなければならない。
2.   個人情報保護管理者は、開示した結果、誤ったデータがあった場合で、様式8により訂正、追加又は削除を求められたときは、遅滞なく訂正、追加、削除を行い、その旨を様式9により、本人に対して通知しなければならない。
3.  

個人情報保護管理者は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱われているという理由又は偽りその他不正の手段により取得したものであるという理由によって、様式8により当該保有個人データの利用の停止又は消去を求められた場合、その求めに理由があると判明したときは、速やかに、当該保有個人データの利用の停止又は消去を行わなければならない。なお、利用の停止等を行った場合には、遅滞なく、その旨様式10により本人に対して通知しなければならない。
4.  

個人情報保護管理者は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去を求められた場合で、求められた措置の全部若しくは一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨通知する場合は、本人に対し、その理由を説明しなければならない。
5.   個人情報保護管理者は、職員が当校の保有する個人データの開示及び個人データの内容の訂正、追加、削除並びに個人データの利用停止、消去に関する事項を取り扱ったときは、その経緯を記録し、保存しておかなければならない。

(手数料の徴収)
第20条

本人に対し当校が保有している個人データの利用目的の通知又は開示を求められたときの実施に関する手数料は、開示項目1件につき300円とする。

(自己データの利用又は提供の拒否権)
第21条

当校が保有している個人データについて、本人から自己データについての利用又は第三者への提供を拒まれた場合、これに応じなければならない。ただし、警察、税務署、裁判所等の公的機関からの法令に基づく権限の行使による開示請求等法令に定められている義務の履行のために必要な場合については、この限りでない。


第5章　管理組織・体制

(個人情報保護管理者)
第22条

個人情報保護管理者は、個人情報の保護に関する統括的責任と権限を有する。
2.   個人情報保護管理者は、個人情報取扱管理者を自己に代わり必要な個人情報保護についての業務を行わせ、これを監督しなければならない。

(苦情・相談窓口の設置)
第23条

個人情報保護管理者は、個人情報の取り扱いに関する苦情・相談を受け付けて対応する窓口を常設し、(様式2)により当校インターネットホームページ又は校内掲示板等に掲示しなければならない。
2.   職員は、個人情報の取り扱いに関し様式11による苦情・相談があった場合は、適切かつ迅速な処理に努め、処理に当たっては、その経過を記録し、保存しておかなければならない。


第6章　個人情報保護管理者の職務

(個人情報保護計画の策定)
第25条

個人情報保護管理者は、個人情報取扱管理者の協力を得て当校が保有するすべての個人データを保護するために必要な個人情報保護計画を策定し、年1回これを点検し、必要に応じた改善措置をとらなければならない。
2.   個人情報保護計画には次の事項を入れなければならない。
(1) 個人データの特定と危機対策
ア. 個人データを記録したシステム及び媒体の特定
イ. 個人データに対する危機の識別
ウ. 危機の調査・分析に基づく対応策の策定、実施、評価及び改善方策
(2) 個人データ保護のための責任者及び担当者の業務内容
ア. 個人情報保護管理者
イ. 個人情報監査責任者
ウ. 個人情報取扱担当者
エ. 個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談窓口
(5) 職員に対する研修実施計画(研修項目、時間割、講師、日程、予算)

(文書管理)
第26条

個人情報保護管理者は、この規程に基づいて作成される文書(電磁的記録を含む)を管理しなければならない。

(研修実施)
第27条 個人情報保護管理者は、職員に対して次の研修を行わなければならない。
(1) 個人情報保護法の内容に関すること。
(2) 個人情報保護方針及び本規程の内容に関すること。
(3) 個人情報保護計画の内容に関すること。
(4) セキュリティ管理教育に関すること。
(5) 個人データの漏えい事故等が発生した場合の対応に関すること。
2.   個人情報保護管理者は、前項の研修を効果的に行い、個人データ管理の重要性を自覚させる手順・方法を確立し維持しておかなければならない。

(報告・連絡)
第28条

個人情報保護管理者は、当校に係わる個人データの漏えい事故等の発生を認知した場合は、必要な対策を講じるとともにその内容を速やかに宮崎県公安委員会及び宮崎県指定自動車学校協会に報告(連絡)しなければならない。


第7章 監査・罰則

(報告・連絡)
第29条

個人情報保護監査責任者は、本規程の運用状況を随時監査し、その結果を個人情報保護管理者に報告しなければならない。

(罰則)
第30条

本規程に違反した職員は、就業規則に基づき懲戒処分の対象とする。


附則

この規程は、平成17年4月1日から施行する。




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